Moderne Verwaltung schafft eine neue Verbundenheit mit unserer Stadt!

Eine Stadt ist der Lebensort von vielen Menschen mit vielen unterschiedlichen Ideen, Wünschen und Lebensläufen. Die Aufgabe der Verwaltung ist es, dass Zusammenleben dieser Menschen zu organisieren und für gleiche Bedingungen zu sorgen. Freilich, einige dieser Aufgaben lassen sich automatisieren, zum Beispiel dem Anmelden eines Autos, dem Bestellen eines Ausweises oder dem Gründen eines Unternehmens. Hier kann E-Government den Behördengang überflüssig machen. Aber was ist mit den Aufgaben im Jugend- oder Sozialbereich, wo es im Dschungel der Sozialgesetzgebung oft mehrere Lösungen für ein Problem gibt. Oder wie können im Planungsamt am besten die oft widerstreitenden Interessen der Bürger und Unternehmer gegeneinander abgewogen werden?

In diesen Fachbereichen findet Digitalisierung schnell seine Grenzen. Moderne Verwaltung sind also durch gute Arbeitsweisen und motivierten Mitarbeitern gekennzeichnet. Gute Technologie ist nur ein Werkzeug. Und daher ist der Ruf nach E-Government berechtigt, aber zu wenig. Unsere Bürger und Verwaltungsmitarbeiter verdienen mehr!

Mit den preußischen Reformen unter Freiherr vom Stein wurden Verwaltungsstrukturen geschaffen, die als Erfolgsmodell für viele moderne Gesellschaften bis heute noch aktuell sind. Auch in Deutschland. Sie haben Willkür durch Rechtsstaatlichkeit ersetzt und sind so ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu unserer modernen Demokratie gewesen. Die Trennung von Zuständigkeiten durch die Schaffung von Ressorts, die klare Struktur von Verwaltungsakten über Antragstellung, Bearbeitung und Genehmigung hat hier wichtige Dienste geleistet, um Korruption und Vetternwirtschaft einen Riegel vorzuschieben.

Aber was gut ist, kann man immer noch besser machen. Vor allem, weil seitdem viel passiert ist. An die Stelle eines Monarchen ist eine lebendige Demokratie getreten, welche die vielen widerstreitenden Interessen seiner Bürger abbildet. Das Zusammenleben ist komplexer geworden. Und eine Verwaltung muss sich dieser Komplexität heute täglich stellen.

Antworten hierauf findet sich in modernen Management-Methoden, wie zum Beispiel denen aus dem Agile-Werkzeugkasten. Diese Methoden sind durch zwei Grundprinzipien gekennzeichnet: erstens, maximale Ausrichtung auf den Kunden und zweitens, die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter.

Während die Begründung für die Kundenorientierung auf der Hand liegt ist der Fokus auf die eigenen Mitarbeiter nicht immer selbstverständlich aber genauso wichtig: Denn Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen und denen man Entwicklungsmöglichkeiten zugesteht, sind motiviert und finden bessere Lösungen. Und daher gehören diese Werkzeuge auch in den Arbeitsalltag einer modernen Verwaltung.

Bürger - Kunde und Arbeitgeber der Verwaltung

Unsere Bürger sind mehr als Kunden, denn sie sind gleichzeitig auch Arbeitgeber der Verwaltung. Daher haben sie gute Prozesse und Entscheidungen verdient. Daneben haben aber unsere Verwaltungsmitarbeiter einen guten Arbeitsplatz verdient. Eine Notwendigkeit, die mit dem im Zuge der alternden Gesellschaft drohenden Fachkräftemangel noch sehr wichtig sein wird. Denn man steht im Wettbewerb um die besten Köpfe.

Wie der Wandel zu einer solchen agilen Verwaltung gelingen kann, hat die schwedische Stadt Ängelholm vorgemacht. Ängelholm ist genauso groß wie Haltern und daher ein guter Maßstab, wenn es darum geht, zu sehen was man erreichen kann.

Die Stadtverwaltung von Ängelholm hat die agilen Prinzipien zwischen 2013 und 2018 im Rahmen eines intensiven Veränderungsprogramms durchgeführt, um die Stadt zum einen besser auf die Bedürfnissen Ihrer Bürger auszurichten und zum anderen um optimale Arbeitsmethoden für ihre Mitarbeiter zu schaffen.

Digitalisierung ist nur ein Werkzeug

Die Ergebnisse dieser Maßnahmen sind eindrucksvoll: So brauchen sich die Bürger in Ängelholm nur noch eine Telefonnummer der Stadtverwaltung zu merken. Und die Sachbearbeiter, die das Gespräch annehmen, können 70 % aller Anliegen abschließend bearbeiten und das auch noch deutlich schneller als früher! Und das aus einem simplen Grund: sie haben aufgrund der Segnungen der Digitalisierung Zugriff auf alle erforderlichen Informationen. Sie haben Zugriff auf eine Datenbank, die für viele Fragestellungen Lösungen bereithält und schnell auffindbar macht. Die Suche nach dem zuständigen Mitarbeiter gehört der Vergangenheit an. In Ängelholm kümmert sich das Rathaus selber darum.

Gerade diese Neuerung ist für viele Bürger eine schon lange gewünschte, aber nahezu unvorstellbare Verbesserung. Auf der anderen Seite aber auch Beispiel für ein bürgernahes und serviceorientiertes Rathaus.

Und wenn eine Anfrage doch neu oder zu komplex ist, weil sie zum Beispiel mehrere Fachbereiche gleichzeitig betrifft, werden diese Anfragen in sogenannte Arenen bearbeitet. Arenen sind eine neue Arbeitsweise und sind eine Art runder Tisch von Verwaltung und Bürger. Die Aufgabe ist, nach maximal fünf Sitzungen das Problem abschließend gelöst zu haben.

Die Mitarbeiter, die in eine Arena entsandt werden, haben von ihrem Vorgesetzten das Mandat, Entscheidungen zu treffen. Ihre Ergebnisse sind bindend und brauchen nicht mehr durch die Fachbereichsleitung freigegeben zu werden.

Neben den Verwaltungsangestellten sind noch weitere Personen Teil der Arena: zum Beispiel Vertreter der Politik oder externe Fachexperten. Aber auch der betroffene Bürger ist Teil der Arena. Durch diese besondere und unmittelbare Art der Bürgerbeteiligung, wird viel erreicht:

• der Bürger kann immer wieder prüfen, ob die Lösung überhaupt die Antwort auf seine Fragestellung ist,
• der Bürger versteht besser, welche Notwendigkeiten und Sachzwänge auch die Verwaltung zu berücksichtigen hat,
• die Verwaltung wiederum lernt viel über die Lebensrealität der Bürger und kann mit diesem Wissen auch an anderen Stellen bessere Entscheidungen treffen.

All diese Verbesserungen, die in der Ängelholmer Stadtverwaltung durchgeführt wurden, gehen auf Vorschläge ihrer Mitarbeiter zurück. Sie haben dadurch eine ungeheure Wertschätzung erfahren. Gleichzeitig ist die Arbeit abwechslungsreicher geworden. Fragt man die Mitarbeiter heute, sprechen Sie darüber, dass Ihnen die Arbeit viel mehr Spaß als früher macht. Und weil sich sowas schnell herumspricht, sind die Bewerberzahlen für Arbeitsplätze in der Stadtverwaltung hochgeschnellt. Das Rathaus in Ängelholm zählt heute zu den beliebtesten Arbeitgebern in der Region. Und das ist umso verwunderlicher, also zu der Region die Großstadt Malmö gehört, die in ihrer Startup-Szene sicherlich auch attraktive Arbeitsplätze bietet.

Eine solche Transformation der Arbeitsweise hat in der ersten wichtigen Phase bereits fünf Jahre gedauert. In kontinuierlichen Verbesserungsschritten wird dieser Ansatz heute aber noch immer weiter verfeinert. Begleitet wurde die Transformation durch externe Berater. Die Kosten hierfür konnten zu einem Großteil durch EU-Fördermittel gedeckt werden.

Das Beispiel Ängelholm zeigt, wie man die auf die preußischen Reformen zurückgehenden Verwaltungsprozesse in die neue Zeit bringen kann. Dabei werden den althergebrachten Arbeitsweisen, neue Methoden an die Seite gestellt. Methoden in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter aber auch in der Anwendung digitaler Tools. Die Rechtssicherheit, welches das Ziel einer jeden Verwaltungsarbeit sein muss, wird zu keinem Zeitpunkt infrage gestellt. Daher sollte es das Ziel eines jeden neuen Bürgermeisters sein, als Verwaltungschef dem Rathaus ein Update zu geben. Für die Bürger. Für die Mitarbeiter.